Księga przychodów i rozchodów musi zostać ustanowiona w dniu rozpoczęcia działalności. Jeśli książka, którą prowadzimy, jest tradycyjna, czyli na papierze lub w formie elektronicznej, warto wiedzieć, że na rynku istnieje wiele programów komputerowych zaprojektowanych specjalnie do przechowywania takich ksiąg (sprawdź np.:”programy księgowe online”). Jednakże, jeśli chcemy utrzymać je w formie papierowej, musimy pamiętać, że wszystkie strony książki powinny być ponumerowane, jak również wpisy. Najlepiej, jeśli jest to tabela opisana zgodnie ze specyfikacją podatkową. Najlepiej ją zamknąć i podsumować co miesiąc, dzięki temu unikniemy lub znacząco zmniejszymy liczbę błędów w obliczeniach. Oczywiście, musi to być wykonane rzetelnie i starannie, czyli powinno obejmować dokładnie wszystkie transakcje związane z przychodami i wydatkami firmy. Każda kolumna została szczegółowo opisana w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. W kolumnie 1 wprowadza się numer porządkowy kolejnych wpisów w zeszycie. W kolumnie 2 należy wprowadzić datę wydatkowania lub przychodów. Kolumna 3 to miejsce, gdzie wpisujemy numer faktury lub inny dowód zakupu. W czwartej i piątej kolumnie podajemy dane naszych kontrahentów. Kolumna 6 wyjaśnia, jaki rodzaj transakcji ukończyliśmy. Kolumna 7 zawiera dokładną kwotę przychodów. Kolumna 8 to miejsce, w którym można wpisać wszystkie dochody, jakie otrzymuje nasza firma. W kolumnie 9 dodajemy wartości dwóch poprzednich kolumn. Zakup podstawowych materiałów należy do kolumny numer 10. Kolumna 11 zawiera część kosztów poniesionych wraz z liczbą kolumn wydatków. Wszystkie informacje na temat wynagrodzeń pracowników powinny być zawarte w kolumnie 12. Kolumna 13 zawiera pozostałe wydatki. Kolumna 14 zawiera zapisy dokonane w kolumnach 12 i 13. Kolumna 15 jest kolumną wolną. Kolumna 16 obejmuje koszty działalności badawczo-rozwojowej. Kolumna 17 jest na uwagi.
Artykuł napisany we współpracy z Biuro 24h, które zajmuje się księgowością podatkową.
