Rozwój technologiczny wymusza na przedsiębiorstwach korzystanie z nowoczesnych programów komputerowych. Jednocześnie nie powinny być one trudne w obsłudze, bo pozwoli to zaoszczędzić na szkoleniach. Oczywiście są branże gdzie oprogramowanie musi być rozbudowane, ale w większości wystarczy zwykły arkusz kalkulacyjny, edytor tekstu i ewentualnie program do prezentacji.
Większa świadomość, większa sprzedaż, większa baza klientów i więcej pracowników, tak w skrócie można określić warunki wymuszające korzystanie z oprogramowania dla przedsiębiorstw. Zarówno małe, jak i duże firmy mają podobne procesy księgowania czy kontaktu z kontrahentami i klientami. Intuicyjne w obsługiwaniu programy stanowią nie tylko duże ułatwienie dla pracowników, ale również zapewniają spójność procesów (spójność wewnętrzną i zewnętrzną). Spójność programów pozwala również na współdzielenie dokumentów a prostota obsługi – ich łatwiejszą modyfikację. Nie będzie również kłopotu z rożnymi rozszerzeniami plików.
Tak jak czasami wystarczą darmowe odpowiedniki programów (np. WPS Office czy LibreOffice), to jednak przedsiębiorstwo powinno w dłuższej perspektywie kupić płatny program. Musi przy tym pamiętać, aby wyposażyć się w legalne i licencjonowaną wersję. Kontrole w tym zakresie są coraz częstsze. Nielicencjonowane programy lub ich użycie niezgodnie z warunkami licencji i prawem, grozi bardzo wysokimi karami. Dobrym przykładem łatwego w obsłudze oprogramowania wymagającego licencji jest Office365 oferowany na http://www.onexstore.pl/oprogramowanie/licencje-microsoft-open/office-365/office-365-business-essentials/. Skuteczną alternatywą jest również pakiet Office 2019.
